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‘회의합시다.’ 김부장의 말에 팀원들이 필기구를 챙겨 회의실로 들어간다. 그리고 회의시작 전 회의실 한쪽에 비치된 타이머를 누른다. ‘회의를 하면서 왠 타이머?’하는 생각이 들겠지만 자칫 길어질 수 있는 회의시간을 조정하기 위해 회사가 내놓은 아이디어다. 아무리 중요한 회의를 하더라도 최장 1시간을 넘기지 않도록 타이머를 보며 회의시간을 조정할 수 있도록 했다.

회의는 직장생활과 뗄 수 없는 하나의 필수요소지만 ‘짧고 간결하게’ 진행하기가 쉽지 않다. 서로 의견을 이야기하다 보면 1시간은 기본 심지어는 4~5시간씩 장시간 회의가 이어질 때도 있다. 직급이 높아질 수록 회의에 참여해야 하는 횟수도 비례해 회의 때문에 받는 직장인들의 스트레스도 적지 않다. 한 설문조사에 따르면 직장인 60% 이상이 ‘회의 때문에 스트레스 받는 것’으로 조사되었으며, 장황하게 시간만 길어지고 뚜렷한 결론이 나지 않는 회의를 문제라고 생각하고 있었다.

원활한 업무 진행을 위해 회의는 꼭 필요하지만 정확한 목적 없이 장시간 이어지는 회의는 오히려 업무효율성을 방해하는 역효과를 불러올 수 있다. 우리회사의 회의문화는 어떠한지 그리고 효율적인 회의문화를 조성하기 위해서는 어떤 개선방안이 필요한지 한번쯤 생각해 볼 필요가 있다.

효율적인 회의문화를 만들기 위해 여러 방안을 내놓은 기업들의 사례는 어렵지 않게 찾아볼 수 있다. 짧은 회의는 29분, 긴 회의는 49분을 넘기지 말라는 ‘2949 회의문화’를 전개하는 기업이 있는가 하면, 앞의 사례처럼 회의실에 타이머를 두어 회의시간이 1시간을 넘지 않도록 하는 기업, 회의 중 모호한 표현을 하지 못하도록 하는 기업 등 다양하다.

‘회의합시다’라는 말을 들었을 때 ‘또 도대체 회의를 왜 하는지 모르겠네’라는 생각이 든다면 그 회의는 근무시간만 빼앗는 쓸데없는 것에 지나지 않게 된다. 이제라도 회의 스트레스에서 벗어나기 위한 노력에 적극 나서보자.

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